Statuts du club, comptes rendus de réunion, budgets… Tous les documents ne sont pas destinés à être partagés à l’ensemble des adhérents. Cependant, il est essentiel qu’ils soient accessibles pour les membres du bureau. C’est pourquoi nous avons amélioré l’outil permettant de diffuser en interne les documents et les notes utiles à l’organisation de votre club.

Organisez vos documents et notes internes avec des répertoires

Pour trouver facilement le document que vous souhaitez consulter, vous pouvez créer des répertoires et des sous répertoires, afin de classer vos documents par catégorie. Vous pouvez ainsi détacher les documents généraux de ceux dédiés à un évènement par exemple.

Au-delà de vous aider à organiser la partie administrative de votre association, cette option de classification vous permettra d’éviter de diffuser trop largement des documents qui peuvent contenir des informations sensibles, sur les adhérents ou sur l’aspect financier par exemple.

Ajoutez et organisez vos documents

En cliquant sur « Créer un document », vous arriverez sur une page permettant d’ajouter un document dans le répertoire sur lequel vous étiez dans votre administration. Vous pouvez le nommer, puis ajouter un ou plusieurs fichiers dans ce document.

Sous la partie d’ajout de fichiers, vous pouvez renseigner des mots-clés vous permettant de retrouver plus facilement votre document par la suite. Il est également possible de lier le document à des membres, des évènements ou des produits de la boutique.

Dans la colonne de droite de votre page de gestion du document, vous trouverez les options pour classer le document. Vous pouvez ainsi modifier la saison concernée par le document, ainsi que le répertoire dans lequel il se trouve.

Maîtrisez la diffusion des informations

Que ce soit pour les statuts de l’association ou pour une note interne, le but de cet espace de gestion de documents est de partager uniquement aux personnes concernées par ces documents. Vous avez donc la possibilité d’en limiter l’accès, et des droits d’administration sont applicables sur chaque répertoire et chaque document.

Limitez l’accès aux répertoires

Lorsque vous créez ou modifiez un répertoire ou un sous-répertoire, une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pouvez maîtriser l’accès à la visibilité, la modification, la suppression ou l’ajout des documents.

Vous pouvez ainsi choisir les commissions ou groupes de travail ayant ces accès. Il est également possible d’attribuer ces derniers en fonction des droits d’administrations des membres de votre site.

Limitez l’accès aux documents

Il est possible de modifier l’accès au cas par cas pour les documents contenus dans un répertoire.
Ainsi, si vous jugez qu’un document ne doit pas être disponible pour tous les membres ayant accès au répertoire, vous pouvez attribuer des droits d’administration directement au document. Cela peut notamment avoir un intérêt si vous souhaitez qu’un document ne puisse pas être modifié ou supprimé par exemple.

Ces options se trouvent dans la partie « Contrôle d’accès » de la colonne de droite de votre page de gestion du document.

Ne pas confondre avec l’onglet « Documents » de la partie « Contenu »

La différence entre ces deux sections est que les documents enregistrés dans la partie « Contenu » ont pour but de pouvoir être rendus visibles pour tous les adhérents de votre club (bien que des options de limitations existent). Cet espace se trouvant dans la partie « Organisation du club » a pour but, justement, d’organiser en interne votre association.