Afin de vous présenter le fonctionnement des quotas dans le cadre de demandes d’inscriptions à un événement, nous allons prendre un cas pratique. Dans cet exemple, nous sommes une association qui souhaite organiser une sortie en randonnée en prenant les inscriptions en ligne via notre site. L’inscription est gratuite. Nous proposerons deux parcours, avec un nombre maximum de 30 personnes par parcours, ainsi que la possibilité de commander un repas pour le midi.

Création du formulaire

Avant de créer mon événement, si ce n’est déjà fait, je vais d’abord construire le formulaire qui va servir pour l’inscription. Pour pouvoir utiliser notre formulaire au niveau de notre événement, nous créons un formulaire de type « Formulaire d’inscription ».

Dans le cas de notre événement, nous prenons une inscription par personne. Les informations dont nous avons besoin pour l’inscription sont : un nom, un prénom, une adresse email, une date de naissance, un numéro de téléphone et un certificat médical. Nous allons paramétrer la sélection du parcours sous forme de « produits » directement au niveau de l’événement, pour pouvoir gérer les quotas. Nous utilisons les champs automatiques via la partie « options ». Voici ce que donne le formulaire d’inscription une fois construit avec les différents champs :

Dans les options du formulaire, j’ajoute l’adresse email (si plusieurs adresses doivent recevoir les données il faut les séparer par un point-virgule) de la personne qui devra être prévenue des demandes d’inscriptions :

On valide et publie le formulaire pour pouvoir l’utiliser au niveau de notre événement.

Création de l’événement

Nous commençons par créer notre événement, en indiquant les informations relatives à sa date, son lieu, sa localisation, sa présentation et une image d’illustration :

Une fois les informations concernant l’événement indiquées, nous allons dans l’onglet « Les participants » > « Réglages du mode d’inscription ». Dans notre cas, même si l’inscription est gratuite, pour pouvoir utiliser le système de quota sur nos deux parcours et le repas facultatif, nous choisissons la troisième option : « Formulaire d’inscription avec paiement via panier ».

Avant de configurer les différents produits, j’indique le formulaire que je souhaite utiliser. La fenêtre affiche une prévisualisation de tous les formulaires créés dans la partie « Formulaires ». Les formulaires grisés sont les formulaires hors-lignes, ceux avec un cadenas les formulaires privés. Je sélectionne le formulaire que j’ai créé précédemment et valide ce choix.

Une fois le formulaire sélectionné, je configure les différents « produits » d’inscription. Comme nous souhaitons proposer le choix entre deux parcours, nous créons deux produits, mais sans indiquer de prix. Nous cochons la case « Demander » dans la colonne « Quantité » de chaque produit et indiquons un quota de 30 places pour chaque parcours. Nous n’ajoutons pas de quota global. Une fois le quota atteint pour un parcours, il ne sera plus possible de s’inscrire pour celui-ci. J’ajoute aussi le produit facultatif « Repas », et demande la quantité dans le cas de gros mangeurs.

Pour terminer j’ajoute une date maximale pour l’inscription à notre événement :

Demande d’inscription d’un visiteur

Pour pouvoir voir comment se passe la validation d’une demande d’inscription, nous allons effectuer une demande d’inscription fictive.

Pour cela, nous nous rendons sur le site en version visiteur et allons sur la page de notre événement. Nous effectuons ensuite une inscription classique pour une personne qui sélectionne le « parcours Genroux » avec un repas.

Nous allons ensuite jusqu’à la fin de la commande.

Gestion de la demande d’inscription – Côté administration

Une fois notre demande d’inscription fictive effectuée, nous retournons sur l’administration du site pour voir comment se déroule la validation d’une demande d’inscription.

Nous nous rendons sur la liste de nos événements et pouvons noter une indication rouge sur la ligne de notre événement, indiquant qu’il y a des demandes d’inscription en attente de validation, ou de refus.

En cliquant sur « Gérer », nous arrivons directement sur la page des demandes d’inscription à notre événement. Sur cette page, on peut voir la demande d’inscription fictive que nous venons d’effectuer, avec les principales informations demandées dans le formulaire, le produit d’inscription choisi et le statut de la demande, ainsi qu’un récapitulatif du suivi de paiement.

Pour valider une demande, il faut cliquer sur le bouton bleu « Valider ». Lorsqu’une inscription est validée un « validée » de couleur verte s’affiche sur la ligne de la personne. Si nous souhaitons dévalider la demande, nous devons nous rendre l’onglet « Liste des inscrits » et cliquer sur la poubelle sur la ligne de la personne. L’inscription repasse alors à « à valider ».

Pour refuser une demande d’inscription, il faut cliquer sur « Refuser ». Lorsqu’une demande d’inscription est refusée, une indication « refusée » est indiquée en rouge sur la ligne de la personne. Un « annuler » en gris est présent à droite de l’indication pour annuler le refus et repasser la demande d’inscription à « en attente ».

Important : Lorsqu’une personne fait une demande d’inscription, afin de vous laisser le temps d’en prendre connaissance et de ne pas avoir une demande supérieure au nombre de places disponibles, chaque demande d’inscription en attente occupe une place dans le quota pendant 24h.