La vie d’un club de sport est rythmée par l’organisation d’évènements en tout genre, qu’ils soient sportifs, administratifs ou festifs. Mais des questions reviennent souvent : comment gérer les inscriptions et suivre les participations ?

Les convocations : simples et rapides

C’est la manière la plus simple d’inviter des participants à un évènement, les convocations sont particulièrement adaptées dans le cadre d’un évènement sportif par exemple. Un clic dans votre espace d’administration, que ce soit sur PC ou sur l’appli mobile, et tous les membres de l’équipe sont convoqués pour le match du week-end ! Ils n’ont qu’à choisir « Présent » ou « Absent » sur la notification ou le mail qu’ils viennent de recevoir. Une manière de faire simple pour tous qui vous permettra de savoir rapidement qui sera disponible.

Les boutons de présence sur le site : directs et ouverts

En étant connectés à leurs comptes, les membres pourront indiquer leur présence d’un clic, grâce aux boutons « Je serai présent » et « Je serai absent » que vous pouvez afficher sur la page de votre évènements.

Les formulaires d’inscriptions : complets et pratiques

Pour bien gérer un évènement, il faut parfois plus d’informations que simplement une réponse à une convocation. Pour faire en sorte de collecter facilement ces informations, vous pouvez construire un formulaire sur-mesure qui permettra de bien connaître les inscrits et leurs choix.

Les formulaires peuvent être très intéressants pour des évènements festifs ou administratifs. Par exemple, pour le repas de fin de saison du club. Vous pouvez ainsi savoir qui vient, ce qu’il désire comme plat, combien de personnes viendront avec l’inscrit… Si vos évènements sont payants, par exemple si le repas est payant, vous pouvez également ajouter des produits d’inscription qui permettront à vos adhérents de payer directement depuis la page de votre évènement.

Proposez à vos adhérents de trouver des partenaires sportifs

Cette nouvelle option permet à un membre de créer, pour lui ou pour un membre de sa famille, une annonce de recherche de partenaires, qui peut être directement liée à un évènement. Une personne intéressée par l’annonce peut ensuite lui répondre facilement. Pour certains sports, cette fonctionnalité peut être très utile pour organiser des entraînements, des matchs ou des séances loisir.

Jour J : qui est là ?

Prendre les inscriptions, c’est bien, mais savoir qui vient, c’est mieux !

Pour vous assurer de la présence des participants le jour de l’évènement, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de pointage. Le pointage peut notamment être très utile lors des évènements sur lesquels des mineurs peuvent être présents.

Cette fonctionnalité permet également de garder une trace des présences sur les évènements passés. L’intérêt peut être par exemple de faire le point sur l’assiduité de vos adhérents aux entraînements ou bien de vérifier que telle personne était bien là sur tel évènement.

Pour aller plus loin

Pour organiser au mieux votre évènement et s’assurer de la participation de chacun, des outils peuvent être très pratiques. Gérez les covoiturages par exemple vous permettra de savoir précisément qui vient avec qui, à quelle heure… Vous pouvez également proposer de suivre l’évènement en visio, pour rendre accessible l’évènement à des personnes qui ne peuvent pas y participer physiquement. Un petit plus qui peut être très apprécié par les adhérents pour suivre l’AG par exemple.

N’hésitez pas à consulter la page de présentation générale des fonctionnalités de gestion des évènements pour en apprendre davantage.