La partie Événements et résultats permet de gérer vos événements, de tous types qu’ils soient (sportif, caritatif, etc), ainsi que leurs résultats.

Sur la page d’accueil de cette fonctionnalité, vous avez un récapitulatif de tous vos événements, à la fois sous forme de calendrier et sous forme de liste, les deux centrés sur le mois en cours.

Pour ajouter un événement, cliquez sur le bouton “Ajouter un événement”. Dans le popup, indiquez le titre de votre événement, son type, ses dates et heures de début et de fin, ainsi que la ou les équipes liées à cet événement.

La page d’un événement est divisée en trois onglets :
– Le premier onglet correspond aux informations générales concernant l’événement.
– Le deuxième onglet permet de gérer les personnes présentes à l’événement, les convocations / invitations, le mode d’inscription et les demandes d’inscriptions, le covoiturage et le pointage des présences.
– Le troisième onglet permet de gérer le schéma tactique du match (onglet présent pour les principaux sports collectifs).

Onglet – L’événement

Contenu d’un événement – Partie centrale

Date et heure

Cette partie vous permet d’indiquer la date et l’heure de votre événement. Vous pouvez aussi créer une récurrence pour votre événement (tutoriel sur la récurrence).

Lieu de l’événement

Vous avez la possibilité de spécifier l’adresse du lieu de l’événement, ainsi que si celui-ci se déroule à domicile ou à l’extérieur. Si vous avez indiqué une ou plusieurs adresses (par exemple votre stade ou gymnase) dans la partie « Contact et localisation » vous pouvez sélectionner cette adresse. De même, si vous indiquez un adversaire à l’événement et que vous avez ajouté une adresse à cet adversaire, vous pourrez sélectionner celle-ci sans avoir à la réécrire de nouveau.

Visioconférence

Description de l’événement (avant compétition)

Cette partie vous permet d’ajouter une description ou une introduction à votre événement.

Illustration de l’événement

L’image d’illustration est l’image qui va s’afficher à la fois sur la page d’accueil et d’archives du site, dans une version miniature, ainsi qu’en image d’illustration au sein de votre article. C’est également cette image qui est utilisée comme image d’illustration par défaut si l’article est partagé sur Facebook.

Lieu de covoiturage

Championnat et adversaire

Dans cette partie vous avez la possibilité d’indiquer un championnat / une coupe, ainsi qu’une journée de championnat et un adversaire pour l’événement. Ces informations sont affichées sur la page de l’événement sur le Design 4. De même, une page automatique dédiée pour chaque championnat / coupe / adversaire est créée affichant tous les résultats de l’équipe pour le championnat / la coupe donné(e)s ou toutes les rencontres contre un adversaire donné.

Résultats

Résultats de l’événement

Une fois l’événement passé, vous avez la possibilité d’indiquer les équipes participantes ainsi que le résultat. Vous pouvez écrire le résultat sous forme de texte ou sous la forme Équipe X – X Adversaire.

Résultats individuels et challenge

Pour en savoir sur cette partie, consultez ce tutoriel.

Compte rendu de l’événement

Cette partie vous permet d’ajouter un compte rendu à votre événement. Ce compte-rendu s’affichera dans la page de l’événement après la partie « Description ». 

Contenus associés à l’événement

Vous pouvez associer à votre événement des documents ou des albums photos / vidéos. En cliquant sur ce que souhaitez associer, une popup s’ouvre afin de pouvoir effectuer la sélection.

Options – colonne latérale

Équipes concernées

Vous pouvez choisir d’associer votre événement à une ou plusieurs de vos équipes. Ceci permet, lorsque l’on se rend la page d’une équipe, de pouvoir visualiser les événements en rapport avec cette équipe ou de pouvoir convoquer tous les membres de l’équipe automatiquement.

Saison

Cette partie vous permet de ranger votre événement dans sa saison correspondante, à l’aide d’une liste déroulante. Par défaut, l’événement est classé dans la saison en cours.

Section et discipline

Vous pouvez sélectionner la section ou discipline à laquelle vous souhaitez lier votre news. Ceci permet notamment de faire apparaitre la news sur la page de la section ou discipline.

Options

Dans cette partie, différentes options vous sont proposées. Vous pouvez choisir d’afficher votre événement dans la widget « À la une » (avec si besoin une date de début et de fin, ainsi qu’un choix du mode d’affichage), de le « Punaiser en haut des listes » (l’événement reste alors toujours en haut de la liste des événements sans que la date de publication soit prise en compte avec si besoin une date et de fin), de masque l’illustration sur le détails de l’événement, de le rendre privée (donc uniquement accessible pour les membres connectés avec un statut au minimum de contributeur sur votre site), activer ou non les commentaires sur l’événement et afficher la liste des participants à l’événement sur la page de l’événement.

Type d’événement

Vous pouvez dans cette partie indiquer le type de votre événement. Par défaut un événement est de type « Sportif ».

Onglet – Les participants

Listes des participants événement – Convocations

Dans cette partie vous pouvez visualiser les participants à l’événement, en ajouter, envoyer des convocations / invitations.

Ajout de participants et invitation / convocation d’un membre

Pour convoquer / inviter des membres à un événement, il faut en premier lieu commencer par ajouter les membres en question à l’événement.

Pour cela il faut commencer par cliquer sur « Ajouter des participants ». Dans la popup qui s’ouvre, vous pouvez visualiser et sélectionner les membres de votre club, rangés par équipe, avec possibilité de filtrer par « Catégorie d’âges ». Pour les ajouter à l’événement, il vous suffit de les sélectionner en cochant la case à gauche de leur nom.

Si vous avez lié des équipes à l’événement, vous avez la possibilité d’importer en une fois tous les membres des équipes en question en cliquant sur « Ajouter par équipe ».

Une fois les membres ajoutés à l’événement, il est maintenant possible de leur envoyer une convocation ou une invitation, via le bouton vert « Inviter / Convoquer ».

Dans la popup qui s’ouvre, la partie gauche affiche les personnes que vous avez ajoutées à l’événement et la partie droite de sélectionner ce que vous souhaitez envoyer, « convocation des membres » ou « invitation à participer », ainsi qu’ajouter un message en supplément des informations par défaut si besoin.

Une fois les convocations / invitations envoyées, le statut des personnes concernées passe à « en attente » (icône de l’enveloppe fermée) avec une origine « Convoqué » ou « Invité.

Vous pouvez imprimer ou exporter les participants à l’événement via les différentes icônes situées en-dessous de la liste des participants :

Via cette partie vous pouvez également afficher et exporter les données des membres de la liste et si besoin filtrer la liste sur uniquement les personnes participantes à l’événement.

Réglage du mode d’inscription

Cette partie vous permet de choisir le mode d’inscription que vous souhaitez appliquer à votre événement.

Choix du mode d’inscription

La partie droite vous permet de gérer les paramètres de l’inscription à l’événement, via quatre options possibles :

– L’inscription en ligne n’est pas proposée

Cette option ne permet une inscription que via une convocation. Les personnes qui n’ont pas été convoquées ne peuvent pas s’inscrire à l’événement.

– Bouton « Je serai présent » / « Je serai absent »

Cette option permet à vos membres de pouvoir indiquer leur présence ou non à l’événement. Un membre connecté, avec au minimum le statut de visiteur, pourra indiquer sa présence ou non à l’événement via deux boutons « Je serai présent » ou « Je serai absent » affichés sur la page de l’événement.

Vous avez également la possibilité d’indiquer un nombre maximum d’inscriptions pour l’événement. Une fois ce nombre maximum atteint, pour les autres personnes, il n’est plus possible de s’inscrire à l’événement.

– Formulaire d’inscription sans paiement

Cette option vous permet d’afficher un formulaire de demande d’inscription sur la page de l’événement. Une fois la demande d’inscription effectuée, vous pourrez valider ou non l’inscription de la personne à l’événement. Une fois l’inscription de la personne validée, le nom de celle-ci apparaitra dans la liste des participants à l’événement.

Vous avez également la possibilité d’indiquer un nombre maximum d’inscriptions. Une fois ce nombre atteint, il n’est plus possible de s’inscrire à l’événement. À noter, lorsqu’une personne fait une demande d’inscription, en attendant l’action de validation ou de refus de son inscription, elle prend une place au niveau du nombre d’inscrits pendant 24h.

– Formulaire d’inscription avec paiement via panier

Cette option vous permet d’afficher un formulaire de demande d’inscription avec sélection d’un produit, ainsi que si besoin des options en supplément, sur la page de l’événement. Une fois les différents champs du formulaire remplis et le choix du produit d’inscription choisi, le visiteur est dirigé vers le panier pour valider et finaliser sa demande d’inscription. Une fois fait, vous pourrez valider ou non l’inscription de la personne à l’événement et gérer le paiement de l’inscription comme une commande classique.

Vous pouvez ajouter autant de produits que vous le souhaitez. Chaque produit est caractérisé par un nom et un prix. De même, vous pouvez ajouter des options qui pourront être ajoutés en supplément du produit principal. À noter que les produits et options ne sont pas obligatoirement payants, ils peuvent être gratuit (ne pas indiquer de prix dans ce cas là) si besoin. Vous pouvez aussi indiquer un champ quantitié en cochant la case « Demander » dans la colonne « Quantité ».

Vous avez également la possibilité d’indiquer pour chaque produit un nombre maximum d’inscriptions. Vous pouvez également indiquer un quota global. À noter, lorsqu’une personne s’inscrit, en attendant l’action de validation ou de refus de son inscription, elle prend une place au niveau du nombre d’inscrits pendant 24h.

Options

Date limite d’inscription

Vous pouvez également donner une date limite pour les réponses aux convocations à l’événement en indiquant une date et une heure de fin. Une fois cette date passée vos membres ne pourront plus répondre à la convocation.

Notification des responsables

La partie « Notification des responsables » vous permet de choisir qui sont les personnes qui vont recevoir les notifications lorsqu’un membre répond à une convocation ou lorsqu’une inscription à l’événement est enregistré sur le site. Il est possible d’indiquer plusieurs responsables devant recevoir les notifications. Les membres présents dans cette liste sont les membres ayant au minimum un rôle d’animateur sur votre site.

Partie – Demande d’inscription à l’événement

Cette partie vous permet de gérer les demandes d’inscription à l’événement. La liste affiche les demandes d’inscription effectuée via le formulaire d’inscription (les présents d’office ou convoqués n’apparaissent pas dans cette liste), avec un récapitulatif des informations indiquées par la personne, les informations de commande s’il y a des produits payants, ainsi que la possibilité de valider la demande d’inscription de la personne.

Plus de détails voir cette page.

Partie – Covoiturage

Cette partie affiche les demandes et besoins en covoiturage des personnes indiquées comme présentes à votre événement, avec une balance pour savoir s’il y a assez de places disponibles par rapport à la demande (indication en rouge) ou si au contraire il y a trop de demandes par rapports aux places disponibles (indication en vert).

Partie – Pointage de présence

Cette page vous permet de pointer la présence des personnes lors des l’événement. Vous pouvez également indiquer si le membre a été en retard ou absent à l’événement. Vous pouvez également exporter ce pointage au format CSV.

Onglet – Schéma tactique

Cette partie vous permet de gérer le schéma tactique de votre événement (lorsque l’événement est de type sportif).
Vous pouvez soit choisir un schéma tactique pré-défini (en fonction des sports) soit créer votre propre schéma tactique (créer son schéma tactique personnalisé). Le schéma tactique est ensuite affiché sur la page de l’événement.

Ajouter une page « Événements » dans le menu du site

Vous avez la possibilité d’ajouter dans votre menu un lien vers la page automatique listant tous événements. Pour cela, il faut se rendre dans « Contenu > Menus & Pages puis cliquer sur « Ajouter une page ». Dans la popup il faut ensuite indiquer le titre, qui sera visible dans le menu, sélectionner dans « Automatisée » la page « Événements » et terminer en choisissant le menu dans lequel vous souhaitez mettre cet élément.

Options avancées

Importer des événements depuis un fichier CSV

Vous pouvez importer des événements à travers un fichier au format CSV.

Pour savoir comment importer des événements depuis un ficher au format CSV, consulter ce tutoriel.